Et si on parlait de la gestion d’une communication événementielle ? Comment s’organiser? À quel moment doit-on s’en occuper ?
C’est à ces quelques questions que je vais répondre dans ce nouvel article.
J’ai effectué mon stage d’application dans une agence digitale où j’ai eu l’opportunité de gérer et animer les réseaux sociaux à l’approche d’un événement sportif. L’agence a su me faire confiance et j’ai pu vivre une superbe expérience, très formateur !
TOUT D’ABORD, QUEL EST L’OBJECTIF ?
Une communication événementielle a pour but de faire passer un message fort en créant un lien via les réseaux sociaux avec ses participants ou ses spectateurs et ce, avant même que l’événement ait lieu.
L’objectif est, donc, de faire en sorte que l’auditoire s’engage dans la communication de l’événement jusqu’à en devenir l’ambassadeur ! Par conséquent, la stratégie à adopter doit se faire en trois temps : avant, pendant et après l’événement.
AVANT L’ÉVÉNEMENT : « CRÉER LE BUZZ »
À l’approche de l’événement, il faut adopter une stratégie de communication optimale pour inciter les participants à s’inscrire et les pousser à inviter leur entourage à les rejoindre.
Par conséquent, je continue à faire la promotion de l’événement en transmettant les informations importantes avec différents types de contenus.
Pour créer le buzz, je prévois des publications de photos de l’édition précédente : au départ, pendant et après l’événement pour que les participants puissent se projeter tout en leur posant des questions ouvertes pour créer de l’interaction : Publications d’ambiance.
Quand on a un ambassadeur (je dirai même un parrain), ce qui était le cas pour moi, il faut également prévoir des vidéos où celui-ci laisse un message aux participants et partage des conseils. Je propose donc de prévoir un rdv 2 fois par semaine à une certaine heure pour que les abonnés puissent découvrir les vidéos sous forme d’épisodes : Publications vidéo.
Je n’oublie pas de prévoir dans le calendrier éditorial, des publications pour aviser les participants des différents partenaires de l’événement : Publications partenaires.
Enfin, je pense aux publications pour les entraînements de préparation à la course : Publications entraînements.
PENDANT L’ÉVÉNEMENT : « ACCROÎTRE L’IMPACT » DE L’ÉVÉNEMENT
L’événement commence par le village de la course. C’est l’occasion pour les participants de récupérer leurs dossards, de profiter des nombreuses activités proposées par l’organisation et de rencontrer tous les partenaires de l’événement qui les accueillent sur des stands.
Pendant deux jours, il me faut communiquer « en live » pour apporter toutes les informations en temps réel au public sur place ainsi qu’aux absents mais également montrer l’ambiance pour pousser à l’interactivité et à l’engagement.
Je décide, en amont, de m’organiser avec des « feuilles de route » pour suivre le déroulement des deux premières journées après avoir eu le programme du village en main.
Au préalable, je demande également à l’organisation s’il y a des partenaires qui doivent être mis en avant lors des publications afin que je puisse aller les voir en priorité.
Premier jour du village de la course : on me remet des pass « Presse » et « VIP » afin que je puisse aller et venir où bon me semble sur le village et lors de la course.
Via les réseaux sociaux de l’événement, j’en profite pour rappeler, aux participants sur place, le hashtag officiel afin qu’il soit relayé et me permette de reposter les stories des participants montrant fièrement qu’ils ont récupéré leur maillot. Une façon pour eux de montrer qu’ils sont prêts à relever le défi le jour de la course.
ENFIN LE JOUR J DU DÉPART DE LA COURSE!
Ce jour-là, je privilégie énormément les vidéos en direct et les stories sur les réseaux sociaux pour informer les participants sur le départ, les ravitaillements et l’ambiance sans oublier les absents à qui je fais vivre l’événement.
Pour les absents, le but est simple : leur faire découvrir ces moments en direct et en vidéo sur internet ou depuis leur mobile afin de leur donner envie de rejoindre les coureurs l’année prochaine s’ils n’ont pas pu se déplacer pour les encourager.
Le parrain est également sur la ligne de départ pour relever le défi.
En pleine course, je me rends à certains points stratégiques du parcours où je produis vidéos en direct et stories, des visuels des runners en plein effort et encouragés par la foule.
À l’arrivée de la course, nouveau défi ! Je réalise quelques stories mais j’invite surtout les finishers à se prendre en photo fièrement avec leurs médailles en indiquant à nouveau le hashtag officiel pour que je puisse reposter en story les plus belles photos.
Ceci dans le but de leur montrer une considération mais surtout de les féliciter un à un.
APRÈS L’ÉVÉNEMENT : « GÉRER UNE COMMUNICATION DE CRISE ET MISER SUR LA DURÉE »
L’objectif après un événement, c’est de remercier et créer des souvenirs pour les participants. Cependant, il peut arriver que les événements subissent des imprévus.
C’est ainsi que j’ai dû faire face à ce type de situations… Le lendemain matin de la course, je suis alertée sur la page Facebook par plusieurs participants qui envoient des messages car ils auraient vu les secours tenter de réanimer un coureur sur le parcours et souhaiteraient avoir des nouvelles.
Me voilà donc plongée dans une communication de crise où il est important de respecter deux règles : faire attention aux informations que l’on communique après ce type de situation pour ne pas effrayer les participants et ajuster sa communication le plus finement possible pour veiller à ne pas « salir » la e-réputation de l’organisation.
Ainsi, le responsable de la communication prend en charge la rédaction du communiqué qui est publié 48 heures plus tard sur le site internet et sur la page Facebook.
Mais il ne faut pas oublier les autres participants qui ont participé fièrement à l’événement ! Pour cela, j’agis de plusieurs façons.
Tout d’abord, je mets en place des Instagram Stories Highlights. L’inconvénient des stories est qu’elles ne sont visibles que 24 heures. Ce qui est dommage quand on souhaite ancrer les souvenirs d’un événement sachant que ce type de contenus plaît à un grand nombre depuis son apparition.
Les Highlights, quant à elles, apparaissent dans une rubrique dédiée sous la biographie et restent visibles au-delà des 24 heures de diffusion sur la plateforme. Une vraie opportunité de créer des albums souvenirs pour les participants et de faire en sorte que les « followers » se projettent et en apprennent davantage sur cet événement qui a lieu une fois par an.
Ensuite, il était important de féliciter les finishers et de remercier les nombreux partenaires ayant participé à la préparation de la course.
Pour ce faire, je mets en place un nouveau calendrier éditorial post-événement sur une semaine pour prévoir des publications avec des visuels du jour de la course sans oublier d’inviter les participants à aller sur le site internet de l’organisation pour voir leurs résultats.
Une fois ce calendrier validé avec le service de communication de l’organisation, je procède à la création des contenus et à la programmation.
De là, ma mission accomplie touche à sa fin et l’organisation reprend le relais sur la communication !
J’espère que cette expérience terrain lors d’un projet vous permettra de comprendre le déroulement et l’organisation en community management dans l’événementiel. Même si l’organisation générale reste semblable à d’autres secteurs d’activité, la grande différence reste la partie terrain à organiser car il faut être très réactif . Ça reste très sportif mais c’est un réel plaisir !
Si l’article t’a plu, n’hésites pas à me laisser un commentaire et me dire ce que tu en as pensé. Et pourquoi pas, me faire part de ton expérience !